Erfolgsprojekt Stationssekretärin

Damit auf einer Krankenhausstation alles funktioniert und die Patient*innen bestmöglich gepflegt und versorgt werden, ist gute Organisation im Hintergrund das Um und Auf. Dafür zuständig ist die Stationsleitung, die von einer diplomierten Gesundheits- und Krankenpflegeperson (DGKP) übernommen wird. Sie muss neben den pflegerischen Tätigkeiten auch umfangreiche Verwaltungs- und Organisationsaufgaben erledigen. Wertvolle Personalzeit in der Pflege fließt somit in diesen Bereich und fehlt dem gesamten Team.

In Feldbach wurde deshalb im Herbst 2021 unter Federführung von Pflegedirektor Ing. Markus Kaufmann, MSc ein Pilotprojekt beschlossen, mit dem Ziel, die Stationsleitungen und damit das gesamte Team zu entlasten, indem man gewisse Aufgaben und Tätigkeiten einer sogenannten Stationssekretärin überträgt. Am Standort Fürstenfeld gibt es die Funktion der Stationssekretärin bereits länger und das Modell hat sich bewährt.

Gestartet wurde das Pilotprojekt in Feldbach auf der Station 1-A (Abteilung für Chirurgie). Die dortige Stationsleitung, Frau Azra Fortmüller, BA stellte im Vorfeld gemeinsam mit dem Team Überlegungen an, mit welchen Aufgaben die neue Stationssekretärin betraut werden soll und welche Voraussetzungen dafür erfüllt werden müssen. Von Anfang an war klar, die Stationssekretärin muss Teil des gesamten Teams sein und auch so wahrgenommen werden. Dazu gehört auch, dass sie beispielsweise die gleiche Dienstkleidung wie die Pflegekräfte trägt. Außerdem muss sie über die gleichen IT-Zugänge wie die Stationsleitung verfügen (Medocs) und im Dienstplan mit aufgenommen werden.

Nachdem eine geeignete Kollegin, die davor bereits im ärztlichen Schreibdienst im Haus tätig war, gefunden wurde, stellte sich bereits nach einer kurzen Einarbeitungsphase heraus: Die Stationssekretärin ist eine zentrale Schlüsselfigur für das gesamte Team. Ihr Tätigkeitsbereich ist sehr vielfältig. Sie übernimmt unter anderem hauswirtschaftliche Tätigkeiten wie die Speisenverteilung und unterstützt die Pflegekräfte bei der Patientenaufnahme und -entlassung, indem sie die Entlassungspapiere zusammenstellt und für die Abholung Angehörige oder die Rettung verständigt. Sie ist für die hausinterne Bestellung von Medikamenten, Büromaterial und Speisen zuständig und erledigt Botengänge und Blutabnahme-Anforderungen. Außerdem, und das stellt eine besonders große Entlastung für die Stationsleitung dar, betreut sie das Stationstelefon und nimmt somit auch Anrufe von Angehörigen entgegen, die sich in vielen Fällen in einer emotionalen Ausnahmesituation befinden.

Besonderes Einfühlungsvermögen, Kommunikationsgeschick und Konfliktmanagement sind deshalb Fähigkeiten, die die Stationssekretärin auszeichnen. Dazu kommt, dass sie einen guten Überblick über das gesamte Geschehen auf der Station haben muss, da sie verschiedenste Abläufe koordiniert und dabei mit den unterschiedlichen Berufsgruppen eng zusammenarbeitet.

Frau Fortmüller auf der Station 1-A schätzt „ihre“ Stationssekretärin auch als Stimmungsbarometer für ihr Team und berichtet, dass sie den Kolleg*innen ein Gefühl der Sicherheit gibt, wenn gerade besonders viel zu tun ist und der Stresspegel steigt. Denn dann wissen alle: „sie ist eh da“. „Sie muss gut ins Team passen und hohe soziale Kompetenz mitbringen“, betont Frau Fortmüller. Ihre jetzige Stationssekretärin, Frau Jasmin Weber, bringt diese Kompetenz und auch viel berufliche Erfahrung mit. Als Stationssekretärin gefällt ihr vor allem die Vielseitigkeit der Tätigkeit, wo sie täglich Neues lernt und mit ständig neuen, herausfordernden Situationen konfrontiert ist. Sie sieht es als ihre Aufgabe, Entlastung für alle Berufsgruppen im Team zu sein.

Mittlerweile gibt es bereits mehrere Stationssekretärinnen in Feldbach. Sie sind Drehscheiben in ihren Teams und innerhalb kürzester Zeit unverzichtbare Unterstützungskräfte für ihre Kolleg*innen geworden. Das reibungslose Zusammenspiel verschiedenster Berufsgruppen ist für das Funktionieren der komplexen Abläufe in einem Krankenhaus unerlässlich – hier übernehmen Stationssekretärinnen eine Schlüsselrolle. Pflegedirektor ing. Markus Kaufmann, MSc wird deshalb eine Fortführung und Ausweitung des erfolgreichen Pilotprojekts an beiden Standorten des LKH Feldbach-Fürstenfeld in die Wege leiten.